Quand privilégier le téléphone à l’email dans vos communications professionnelles ?

1. Quand l’immédiateté est requise, privilégier le téléphone à l’email

L’email peut prendre du temps à être lu, voire peut ne jamais l’être. Si vous avez besoin d’une réponse immédiate, le téléphone est incontestablement la meilleure option. Dans les situations d’urgence, les problèmes critiques ou les décisions importantes et urgentes, un appel peut vous permettre d’obtenir une réponse rapidement. 

2. Pour les sujets sensibles 

Un email n’a pas de ton, pas de timbre vocal, pas d’émotion (à moins d’abuser des emojis, ce qui n’est pas toujours professionnel). Si vous avez à aborder un sujet délicat, un problème personnel ou un feedback négatif, le téléphone permet une communication plus humaine. L’intonation de la voix peut éviter bien des malentendus.

3. Lorsque la conversation pourrait être longue

Les fils de discussion par email peuvent s’éterniser. Si le sujet requiert de nombreux échanges, il est parfois plus efficace de tout clarifier lors d’un appel téléphonique plutôt que d’envoyer des dizaines d’emails.

4. Pour les négociations complexes

La négociation exige souvent de la flexibilité, une capacité à réagir en temps réel aux contre-propositions, et une compréhension fine des intentions de l’autre partie. Le téléphone offre cette dynamique interactive, là où l’email peut rendre la négociation rigide.

5. Quand la personnalisation est de mise 

Un appel téléphonique est généralement perçu comme plus personnel qu’un email. Si vous souhaitez féliciter quelqu’un, le remercier chaleureusement ou simplement renforcer une relation, un appel téléphonique peut avoir bien plus d’impact. 

6. Pour éviter les incompréhensions, privilégier le téléphone à l’email

L’absence de tonalité dans les emails peut souvent mener à des malentendus. Certains messages peuvent être perçus comme froids ou agressifs, même si ce n’était pas l’intention initiale de l’expéditeur. Le téléphone élimine ce risque puisque vous pouvez moduler votre voix en fonction du message que vous souhaitez transmettre.

7. Lorsque la confidentialité est cruciale

Même si la plupart des emails sont sécurisés, le risque zéro n’existe pas. Pour des informations hautement confidentielles ou sensibles, le téléphone, surtout si c’est un appel crypté, peut être une meilleure option.

En conclusion 

L’email et le téléphone sont deux outils précieux qui ont chacun leur place dans notre arsenal de communication. Si l’email offre un moyen pratique d’échanger rapidement des informations, le téléphone reste essentiel pour les échanges nécessitant une touche humaine, une réaction rapide ou une clarté immédiate. En choisissant judicieusement le moyen de communication en fonction du contexte, vous optimiserez vos échanges, renforcerez vos relations et éviterez de nombreux malentendus.

Auteur : Dr Emeric Lebreton, cofondateur et dirigeant du groupe ORIENTACTION (30/10/2023)

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