Office manager : la fiche de poste ORIENTACTION

1. Le métier d’Office Manager

Spécificités et champs d’intervention

L’Office Manager est le cœur battant d’une entreprise, assurant le bon déroulement des opérations quotidiennes. Ce rôle englobe une vaste étendue de responsabilités, allant de la gestion administrative (traitement du courrier, organisation des réunions, gestion des contrats et des fournisseurs) à la coordination des équipes (planification des espaces de travail, supervision des services généraux). Dans certaines structures, l’Office Manager peut également être impliqué dans la gestion des ressources humaines, la comptabilité, voire la communication interne.

Accès au métier et formations

Historiquement, le métier d’Office Manager était accessible sans parcours académique formel, privilégiant l’expérience et les compétences pratiques. Cependant, avec la professionnalisation croissante du rôle, des formations spécifiques sont désormais disponibles. Ces programmes couvrent des domaines tels que la gestion administrative, la communication, et le management. Des diplômes en gestion administrative, en ressources humaines ou en management peuvent constituer un atout, bien que la polyvalence et l’expérience restent des critères décisifs.

Secteurs d’activité

L’Office Manager trouve sa place dans presque tous les secteurs d’activité – des startups technologiques aux entreprises du Fortune 500, en passant par les associations à but non lucratif et les institutions gouvernementales. Ce rôle est particulièrement crucial dans les petites et moyennes entreprises où les responsabilités sont plus étendues et diversifiées.

2. Le profil idéal pour être Office Manager

Valeurs et besoins du métier

Un bon Office Manager doit être flexible, organisé, et posséder d’excellentes compétences en communication. Il doit également partager certaines valeurs fondamentales telles que l’intégrité, le sens du service, et la capacité à travailler en équipe. La discrétion et la capacité à gérer la confidentialité sont également essentielles.

Personnalité et soft skills

Sur le plan de la personnalité, les profils tels que ESTJ ou ESFJ sont souvent bien adaptés à ce rôle. Ces profils reflètent des personnes structurées, orientées vers le service et la gestion efficace. Le test des 32 personnalités Préférences® élaboré par ORIENTACTION permet de révéler des traits de personnalité alignés avec ce métier. Parmi les soft skills cruciaux, citons la polyvalence, la proactivité, l’empathie, ainsi que d’excellentes capacités de résolution de problèmes et de gestion du stress.

3. La reconversion professionnelle vers le métier d’Office Manager 

Le rôle d’ORIENTACTION

ORIENTACTION joue un rôle clé dans l’accompagnement des personnes souhaitant se reconvertir vers le métier d’Office Manager. À travers le bilan de compétences, les candidats explorent leurs forces, leurs intérêts et leurs compétences transférables. Ce processus permet ainsi non seulement d’identifier les atouts personnels mais aussi de tracer un itinéraire de formation et de développement adapté à ce rôle polyvalent.

Conclusion

Le métier d’Office Manager est donc un défi stimulant et varié, offrant l’opportunité d’impacter positivement le quotidien et la performance d’une entreprise. Cette carrière requiert une combinaison unique de compétences techniques et interpersonnelles. Pour ceux en quête de reconversion, ORIENTACTION offre une voie guidée vers cette carrière dynamique, en aidant les individus à aligner leurs compétences et leurs aspirations avec les exigences de ce rôle central.

Auteur : Dr Emeric Lebreton, cofondateur et dirigeant du groupe ORIENTACTION (17/11/2023)

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