Comment conclure une lettre efficacement ?

1. L’importance d’une bonne formule de fin de lettre

La fin d’une lettre doit toujours refléter le ton général de votre correspondance et maintenir une relation respectueuse avec le destinataire.

Une conclusion mal formulée ou trop familière peut donner une impression de négligence ou de manque de professionnalisme. C’est pourquoi il est essentiel de choisir une formule de politesse adaptée.

La clôture doit aussi avoir pour but de :

• Montrer votre respect envers le destinataire.
• Rappeler votre demande ou remercier pour l’attention portée à votre message.
• Suggérer une action future, par exemple un retour d’information ou un suivi.

2. Les formules de politesse à utiliser selon le contexte

Il existe de nombreuses formules de politesse pour terminer une lettre, mais leur utilisation dépend du contexte : formel, professionnel ou personnel.

Dans un cadre professionnel

Lorsque vous rédigez une lettre dans un contexte professionnel, il est crucial de choisir une formule de politesse qui soit à la fois formelle et respectueuse. Voici quelques formules couramment utilisées :

• Je vous prie d’agréer, [Madame/Monsieur], l’expression de mes salutations distinguées.

C’est une des formules les plus formelles, idéale pour des lettres adressées à des institutions ou à des supérieurs hiérarchiques.

• Veuillez recevoir, [Madame/Monsieur], mes salutations respectueuses.

Moins formelle que la première, mais toujours très respectueuse. Elle convient aux échanges professionnels.

• Dans l’attente de votre réponse, je vous prie d’agréer, [Madame/Monsieur], mes salutations distinguées.

Cette formule est idéale pour souligner que vous attendez un retour de la part de votre interlocuteur.

• Cordialement ou Sincères salutations

Si vous avez déjà échangé avec la personne, cette formule plus directe et moins solennelle est appropriée dans la plupart des correspondances professionnelles courantes.

Dans une lettre administrative

Pour une lettre adressée à une administration ou une organisation, optez pour une formule formelle et respectueuse. Vous pouvez utiliser des expressions comme :

• Je vous prie d’agréer, [Madame/Monsieur], l’expression de mes salutations distinguées.
• Veuillez agréer, [Madame/Monsieur], l’assurance de ma considération distinguée.

Ces formules montrent une attitude respectueuse et s’adaptent à toutes les situations administratives, qu’il s’agisse d’une réclamation, d’une demande d’information ou d’une démarche officielle.

Dans une lettre personnelle

Même dans une correspondance plus personnelle, certaines situations nécessitent de rester formel, par exemple pour remercier une personne que vous ne connaissez pas bien ou pour répondre à une invitation officielle. Voici quelques exemples adaptés :

• Avec mes sincères remerciements, je vous adresse mes salutations respectueuses.

Cette formule convient bien pour exprimer de la gratitude.

• Je vous prie de croire, [Madame/Monsieur], à l’assurance de mes sentiments distingués.

Cette formule est élégante et peut être utilisée dans des lettres à caractère personnel tout en gardant une certaine distance.

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3. Comment adapter la conclusion à votre relation avec le destinataire ?

La relation que vous entretenez avec le destinataire de la lettre influence directement le choix de la formule de clôture. Voici quelques conseils pour adapter votre conclusion :

• Pour un supérieur hiérarchique ou un client important : utilisez une formule très respectueuse et formelle, telle que Veuillez recevoir, Monsieur, mes salutations respectueuses.
• Pour un collègue ou un collaborateur proche : vous pouvez opter pour des formules plus courtes, comme Cordialement ou Sincères salutations, qui sont formelles sans être trop distantes.
• Pour un partenaire commercial ou un client régulier : des formules comme Dans l’attente de votre retour, je vous prie d’agréer mes sincères salutations montrent à la fois professionnalisme et courtoisie.

4. Exemples concrets de fins de lettres

Voici quelques exemples de fins de lettres, adaptées à différents contextes :

Je vous prie d’agréer, Madame, l’expression de mes salutations distinguées. 

[Signature]

Dans l’attente de votre retour, je vous prie de recevoir, Monsieur, l’assurance de ma considération distinguée.

[Signature]

Cordialement, 

[Signature]

Avec mes sincères remerciements, je vous adresse mes salutations respectueuses.

[Signature]

5. Récapitulatif des bonnes pratiques

• Adaptez la formule de politesse en fonction de la relation avec le destinataire : plus la relation est formelle, plus la formule doit être respectueuse.
• Soyez cohérent avec le ton général de votre lettre. Si vous avez commencé de manière formelle, terminez de la même manière.
• Restez professionnel même dans des situations plus détendues : évitez les abréviations ou les formules trop familières dans un contexte professionnel ou administratif.
• Relisez toujours votre lettre avant de l’envoyer pour éviter toute faute d’orthographe, surtout dans la formule de clôture.

Terminer une lettre de manière appropriée est crucial pour maintenir une relation professionnelle ou personnelle respectueuse.

En choisissant la bonne formule de politesse, vous assurez une conclusion efficace, qui reflète à la fois votre sérieux et votre professionnalisme.

Que ce soit dans un cadre professionnel, administratif ou personnel, optez toujours pour des formules adaptées au contexte et au destinataire.

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Auteur : Dr Emeric Lebreton, cofondateur et dirigeant du groupe ORIENTACTION (08/10/2024)

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