Comment écrire une lettre remise en main propre ?

1. La préparation de la lettre remise en main propre

• Format de la lettre : comme pour toute lettre formelle, votre document doit inclure un en-tête avec vos coordonnées, la date, suivies des informations du destinataire et une salutation appropriée. Le corps de la lettre doit être clair et concis, exposant le motif de votre correspondance. Terminez avec une formule de politesse et votre signature.
• Impression sur papier de qualité : utilisez du papier de bonne qualité pour imprimer votre lettre. Un papier épais et de bonne qualité laisse une impression de sérieux et de professionnalisme.
• Mention de la remise en main propre : il est courant d’inclure une mention spécifique indiquant que la lettre est à remettre en main propre. Cela peut être noté à côté de la date ou dans le corps de la lettre, souvent formulé comme suit : « Document remis en main propre à [nom du destinataire] le [date]. »

2. Le processus de remise en main propre

• Prise de rendez-vous : si possible, organisez un moment pour remettre la lettre. Cela garantit que le destinataire est prêt à recevoir le document et vous permet d’expliquer en personne le contenu si nécessaire.
• Accompagnement de la lettre d’une copie : prévoyez une copie de la lettre que le destinataire pourra signer comme preuve de réception. Cette copie doit porter la mention « Copie reçue par [nom du destinataire], le [date]. » Assurez-vous de conserver cette copie une fois signée pour vos dossiers.
• Présentation soignée : lors de la remise de la lettre, assurez-vous que le document soit bien présenté, idéalement dans une enveloppe non scellée pour que le destinataire puisse l’ouvrir facilement.
• Confidentialité et discrétion : remettre une lettre en main propre doit se faire avec un haut niveau de discrétion, surtout si le contenu est sensible ou personnel.

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3. Le suivi après la remise

• Demande de confirmation écrite : si le contenu de la lettre requiert une action de la part du destinataire, il peut être utile de demander une confirmation écrite de la réception ou de l’action entreprise en réponse à votre lettre.
• Gardez un registre : conservez un registre de quand et comment la lettre a été remise. Cela peut être crucial, surtout pour les documents légaux ou contractuels.

La remise en main propre est une méthode très efficace pour s’assurer que des documents importants sont non seulement reçus mais aussi traités de manière opportune.

En suivant ces étapes, vous vous assurez que votre lettre est non seulement bien rédigée et présentée, mais aussi que sa livraison est gérée de la manière la plus professionnelle possible.

Cette approche personnelle peut renforcer les relations professionnelles et garantir une communication efficace.

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Auteur : Dr Emeric Lebreton, cofondateur et dirigeant du groupe ORIENTACTION (10/10/2024)

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